Jakość w e-commerce oznacza dla klientów szybkość, pewność, bezpieczeństwo i profesjonalną obsługę. Firmy sprzedające przez internet muszą o nią dbać na każdym etapie logistyki. Podczas kontroli przyjęć i wydań towarów możliwe jest określenie wahań stanu zapasów. Ponadto sprawdza się stan produktów i znajduje ewentualne nieprawidłowości. Na czym dokładnie polega kontrola w poszczególnych procesach logistycznych?
Kontrola w procesach logistyki magazynowej
Proces kontroli jakości w logistyce magazynowej to szereg działań oraz operacji powiązanych z przepływem towarów. Należy do niego przyjęcie, składowanie, kompletacja, jak i wydawanie towarów.
Przyjęcie towaru
Kontrola odbiorcza dostaw pozwala na zweryfikowanie ilości, jakości oraz zgodności dostarczonego ładunku. Przyjmowanie towaru do magazynu to pierwszy etap kontroli. Podczas niego należy sprawdzić to, czy towar był przewożony zgodnie z wymogami, ponadto weryfikowana jest dokumentacja oraz jego ilość. Niezbędne jest też sprawdzenie, czy opakowania zbiorcze bądź jednostkowe nie uległy uszkodzeniu. Co ważne, produkty spożywcze powinny być kontrolowane w bezpiecznych dla nich warunkach.
Następnie przyjęte towary są etykietowane, rejestrowane w systemie magazynowym, po czym porządkowane i rozmieszczane na magazynie według założonych kluczy. Po kontroli ilościowej i jakościowej następuje potwierdzenie przyjęcia magazynowego. W razie potrzeby sporządzany jest protokół wykrytych niezgodności. Może się zdarzyć, że magazyn dla e-commerce nie przyjmie dostawy. Dzieje się, jeśli kontrola jakości przyjęć, wykaże:
- nieprawidłowe czy uszkodzone nośniki,
- niezgodność danych,
- przekroczony termin dostawy,
- braki ilościowe,
- wady jakościowe,
- brak awizacji dostawy.
W sytuacji, kiedy żaden z powyższych czynników nie występuje, towar może zostać przetransportowany do miejsca składowania.
Składowanie towarów
Kiedy towar zostanie przyjęty, można zająć się jego składowaniem. To proces obejmujący przechowywanie towarów w magazynie. Wiele firm korzysta z e-commerce fulfillment, decydując się na usługi firmy zewnętrznej, która udostępnia przestrzeń do magazynowania, jak i zajmuje się obsługą zamówienia. Outsourcing magazynowy to dobra propozycja praktycznie dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od rodzaju sprzedawanego towaru. Firmy oferujące go posiadają dobrze wyposażone magazyny, w których podczas składowania towarów używa się różnych systemów np. kontenery, palety, regały itp. Produkty są oznaczane i umieszczanie w wyznaczonych miejscach, dzięki czemu można je bez trudu znaleźć. Podczas składowania przeprowadzana jest stała kontrola przestrzeni magazynowej oraz towaru. Sprawdzane jest to, czy został on odpowiednio zabezpieczony, jak i to czy produkt bądź jego pudełko nie zostały naruszone.
Kompletacja
Obsługa zamówień w sklepie internetowym składa się z wielu procesów. Jednym z nich jest także kompletacja. Kiedy sklep internetowy otrzyma zamówienie, wówczas pracownicy magazynu znajdują odpowiednie produkty, zabierają je z kontenerów, półek czy palet, po czym oznaczają do wysyłki.
Wydanie
Niezmiernie ważna jest także jakość wydań. Proces ten polega na przygotowaniu towarów do wysyłki. Podczas kontroli pracownicy weryfikują zamówienie, pakują produkty we właściwe opakowania, po czym etykietują je. Odpowiadają także za zorganizowanie transportu. Po zakończeniu tego etapu towar jest wydawany kurierowi czy też transportowany w miejsce docelowe. W obszarze wydań realizowane są takie czynności jak:
- odebranie towaru z działu kompletacji,
- sortowanie (opcjonalnie),
- kontrola ilościowa oraz jakościowa,
- spakowanie zamówienia oraz uformowanie jednostki transportowej (jeśli nie zrobiono tego na wcześniejszym etapie),
- wystawienie dokumentacji (WZ, list przewozowy, oklejenie przesyłki),
- załadunek środka transportu,
- przekazanie lub wydanie towaru odbiorcy wewnętrznemu i zewnętrznemu,
- kontrola wyjścia.
Zarządzanie zapasami
Zarządzanie zapasami polega na ich planowaniu, kontrolowaniu oraz uzupełnianiu zapasów w magazynie. Prawidłowe zarządzania zapasami sprawia, że w magazynie zawsze jest ich odpowiednia ilość. Proces ten obejmuje określanie minimalnych oraz maksymalnych poziomów zapasów. Ponadto, na tym etapie ustala się strategie zamawiania, jak i monitoruje rotację towarów.
Obsługa klienta
Sklep internetowy musi pamiętać także o tym, jak ważna w procesie logistycznym i jego jakości jest profesjonalna obsługa klienta. Firma zewnętrza zapewniająca outsourcing magazynowy zajmuje się kontaktem z klientem, pilnuje terminów dostaw, sprawdza statusy zamówień czy dostępność produktów.
Kontrola jakości w magazynie- jak ją przeprowadzić?
Warto pamiętać, że jest to proces składający się z kilku elementów. To prawidłowa kontrola jakości dostaw w e-commerce, składowania oraz wydań magazynowych. Warto poświęcić dużo uwagi na weryfikację zgodności towaru z dokumentami dostawy. Chodzi nie tylko o jego ilość, stan fizyczny, ale także charakterystykę. Podczas kontroli jakości sprawdzane jest to, czy nie doszło do uszkodzeń zawartości paczki, ponadto weryfikowana jest niekiedy wytrzymałość samych opakowań. Do tego ważna jest kontrola magazynu i sposobu przechowywania produktów. Kontrola jakości dostaw w sklepie internetowym to podstawa dla każdej firmy działającej w e-commerce.
Ilościowa oraz jakościowa kontrola w magazynie jest niezwykle ważna. Dzięki niej można podnieść poziom bezpieczeństwa przestrzeni magazynowej, ocenić zastosowane rozwiązania, zabezpieczyć łańcuch dostaw i uzyskać ważne informacje niezbędne do przeprowadzania stałego procesu optymalizacji kosztów.
